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各地級以上市民政局：
為進一步規(guī)范我省特困人員供養(yǎng)服務(wù)機構(gòu)入住老年人檔案管理工作，確保集中供養(yǎng)特困老年人檔案的完整性與安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《廣東省檔案條例》及《養(yǎng)老機構(gòu)管理辦法》《廣東省養(yǎng)老服務(wù)條例》等法規(guī)規(guī)章，結(jié)合工作實際，制定本工作指引，請遵照執(zhí)行。
廣東省民政廳
2022年8月11日
第一條 為進一步規(guī)范我省特困人員供養(yǎng)服務(wù)機構(gòu)入住老年人檔案管理工作，確保集中供養(yǎng)特困老年人檔案的完整性與安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《廣東省檔案條例》及《養(yǎng)老機構(gòu)管理辦法》《廣東省養(yǎng)老服務(wù)條例》等法規(guī)規(guī)章，結(jié)合工作實際，制定本工作指引。
第二條 本指引所稱特困人員供養(yǎng)服務(wù)機構(gòu)（以下簡稱“供養(yǎng)機構(gòu)”）是指依法辦理登記且在廣東省行政管轄區(qū)內(nèi)，為集中供養(yǎng)特困老年人提供全日集中住宿和照料護理服務(wù)的社會福利院、敬老院、公建民營和接受委托供養(yǎng)的其他養(yǎng)老機構(gòu)。
第三條 本指引所稱特困人員供養(yǎng)服務(wù)機構(gòu)入住老年人檔案是指集中供養(yǎng)特困老年人居住在供養(yǎng)機構(gòu)過程中，形成的具有保存和核查利用價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄，是機構(gòu)檔案資料的重要組成部分。
第四條 特困人員供養(yǎng)服務(wù)機構(gòu)入住老年人檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。
省民政廳負責全省特困供養(yǎng)人員服務(wù)機構(gòu)入住老年人檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。
地級以上市、縣級民政部門負責本行政區(qū)域內(nèi)特困人員服務(wù)機構(gòu)入住老年人檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查等工作。
鎮(zhèn)（街）負責具體指導(dǎo)轄區(qū)內(nèi)敬老院等機構(gòu)老年人檔案管理工作，幫助機構(gòu)完成整理、收集等工作。
各供養(yǎng)機構(gòu)履行集中供養(yǎng)特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作的主體責任。特困人員外托后仍然營業(yè)的敬老院，檔案應(yīng)由原敬老院負責，方便檔案統(tǒng)一、集中管理，受委托機構(gòu)應(yīng)協(xié)助敬老院做好檔案管理的各項收集工作。
各供養(yǎng)機構(gòu)應(yīng)安排專（兼）職人員履行集中供養(yǎng)特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作職責。
第五條本指引中所涉及的集中供養(yǎng)特困老年人檔案資料根據(jù)其形成規(guī)律和特點原則上分為基本信息類、健康管理類、財務(wù)類、其他類，歸檔范圍如下：
（一）基本信息類
1.特困老年人身份證復(fù)印件；
2.戶口本復(fù)印件；
3.醫(yī)?？◤?fù)印件；
4.殘疾證復(fù)印件（如有）；
5.特困人員救助供養(yǎng)證復(fù)印件；
6.服務(wù)合同（協(xié)議）；
7.接收手續(xù)、入住機構(gòu)手續(xù)；
8.民政部門認為應(yīng)當歸檔的其他材料。
（二）健康管理類
1.老年人能力評估報告；
2.病史記錄和每年至少1次的健康體檢報告；
3.護理記錄表、機構(gòu)內(nèi)外就醫(yī)病歷、日常用藥記錄等資料；
4.輔助檢查報告單等資料；
5.退住或死亡的相關(guān)證明資料；
6.民政部門認為應(yīng)當歸檔的其他材料。
（三）財務(wù)類
1.供養(yǎng)費的撥付；
2.零用金發(fā)放記錄；
3.代管零用金收支記錄；
4.遺物款的處理記錄。
（四）其他類
1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）委托書（僅入住公建民營機構(gòu)、非本鎮(zhèn)街舉辦的公辦養(yǎng)老機構(gòu)時需要）；
2.日常管理、安全巡查記錄；
3.特殊事件處理擔保人知情同意書。
第六條 集中供養(yǎng)特困老年人整理和歸檔要求：
（一）集中供養(yǎng)特困老年人檔案應(yīng)以“個人”為單位整理、編目、歸檔，以入住年份為單元分類存檔。
（二）檔案資料的形成部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，建立健全集中供養(yǎng)特困老年人檔案資料的收集、整理、歸檔和借閱等檔案管理制度。
（三）歸檔資料應(yīng)收集齊全、完整、準確，確保檔案的安全和低保信息資源共享。
（四）歸檔資料應(yīng)做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等標識完整齊備，信息載體和書寫材料應(yīng)當符合檔案保管要求，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水和紅墨水筆等不耐久字跡材料。
（五）歸檔的電子文檔應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)材料內(nèi)容保持一致。
（六）集中供養(yǎng)特困老年人檔案資料，應(yīng)在次年度2月底前完成上年度材料的收集、整理、歸檔工作。
第七條 集中供養(yǎng)特困老年人檔案的整理規(guī)則與保管期限：
（一）基本信息類和其他類的檔案整理可參考《歸檔文件整理規(guī)則》（da/t22）或《文書檔案案卷格式》，保管期限自服務(wù)協(xié)議期滿后不少于5年。
（二）健康管理類檔案整理可參考《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》，保管期限自服務(wù)對象最后一次就診之日起不少于15年。
（三）財務(wù)類檔案資料的整理、保管期限，可參考《會計檔案管理辦法》。
第八條 配備適合各類檔案載體保管的庫房或?qū)９?，配置防火、防盜、防潮防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等設(shè)施設(shè)備，保證集中供養(yǎng)特困老年人檔案的存放安全。
第九條 對破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊的集中供養(yǎng)特困老年人檔案，應(yīng)當及時修補、復(fù)制或進行其他技術(shù)處理。
第十條 集中供養(yǎng)特困老年人檔案不得外借。其他機構(gòu)和個人確因工作需要查閱檔案，必須憑單位介紹信、單位證明或個人有效證件（身份證）等證明材料，并經(jīng)供養(yǎng)機構(gòu)負責人審批，辦理登記手續(xù)后方可提供查閱。
第十一條 查閱集中供養(yǎng)特困老年人檔案時應(yīng)嚴格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。
第十二條 集中供養(yǎng)特困老年人檔案的銷毀嚴格按銷毀程序進行，并將鑒定結(jié)論、銷毀報告和銷毀清冊歸入全宗卷永久保管。在銷毀檔案時，現(xiàn)場應(yīng)有兩人共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。
第十三條 已銷毀的檔案應(yīng)在歸檔文件目錄備注項中注明已銷毀字樣。
第十四條 屬于進檔案館范圍的集中供養(yǎng)特困老年人檔案（包括電子文檔），應(yīng)依法依規(guī)依程序向當?shù)貦n案館移交。在移交檔案時，應(yīng)同時將集中供養(yǎng)特困老年人檔案紙質(zhì)目錄（一式三份）及其電子版目錄一并移交。
第十五條 集中供養(yǎng)特困老年人檔案管理工作的獎懲參照上級相關(guān)檔案規(guī)定執(zhí)行。
第十六條地級以上市、縣級民政部門要結(jié)合本地實際，每年須對特困老人的基本信息類、健康管理類、財務(wù)類、其他類檔案進行不少于一次督導(dǎo)檢查，及時查漏補缺，檢查的具體內(nèi)容詳見本指引第五條。
第十七條 本指引由廣東省民政廳負責解釋。
第十八條 本指引自發(fā)布之日起施行。