為進一步規(guī)范廣東特困人員供養(yǎng)服務機構入住老年人檔案管理工作，確保集中供養(yǎng)特困老年人檔案的完整性與安全性，日前，廣東省民政廳印發(fā)《廣東省特困人員供養(yǎng)服務機構入住老年人檔案管理工作指引》（以下簡稱《指引》）?！吨敢访鞔_了責任義務，規(guī)范了檔案收集、整理、歸檔、移交、查閱和銷毀的程序。

四大類資料納入歸檔范圍

《指引》所稱特困人員供養(yǎng)服務機構是指依法辦理登記且在廣東省行政管轄區(qū)內，為集中供養(yǎng)特困老年人提供全日集中住宿和照料護理服務的社會福利院、敬老院、公建民營和接受委托供養(yǎng)的其他養(yǎng)老機構。

《指引》明確，集中供養(yǎng)特困老年人檔案資料根據其形成規(guī)律和特點原則上分為基本信息類、健康管理類、財務類、其他類共4大類。在保管期限方面，基本信息類和其他類的檔案保管期限自服務協(xié)議期滿后不少于5年；健康管理類檔案保管期限自服務對象最后一次就診之日起不少于15年；財務類檔案資料的整理、保管期限，可參考《會計檔案管理辦法》。

《指引》明確，集中供養(yǎng)特困老年人檔案不得外借。其他機構和個人確因工作需要查閱檔案，必須憑單位介紹信、單位證明或個人有效證件（身份證）等證明材料，并經供養(yǎng)機構負責人審批，辦理登記手續(xù)后方可提供查閱。屬于進檔案館范圍的集中供養(yǎng)特困老年人檔案（包括電子文檔），應依法依規(guī)依程序向當?shù)貦n案館移交。

地級以上市、縣級民政部門每年不少于一次督導檢查

《指引》明確，特困人員供養(yǎng)服務機構入住老年人檔案實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則。各供養(yǎng)機構履行集中供養(yǎng)特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作的主體責任，應安排專（兼）職人員履行集中供養(yǎng)特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作職責。鎮(zhèn)（街）負責具體指導轄區(qū)內敬老院等機構老年人檔案管理工作，幫助機構完成整理、收集等工作。地級以上市、縣級民政部門負責本行政區(qū)域內特困人員服務機構入住老年人檔案管理工作的指導、監(jiān)督和檢查等工作。省民政廳負責全省特困供養(yǎng)人員服務機構入住老年人檔案管理工作的指導和監(jiān)督。

《指引》規(guī)定，地級以上市、縣級民政部門要結合本地實際，每年須對特困老人的基本信息類、健康管理類、財務類、其他類檔案進行不少于一次督導檢查，及時查漏補缺。